Wybór i wdrożenie
Jak przygotować dane do systemu TMS?
Zacznij od danych potrzebnych do bieżącej pracy: kontrahentów, pojazdów i kierowców. Uporządkuj je w osobnych tabelach, usuń powtórzenia i sprawdź import na małej próbce, zanim przeniesiesz całość.
Autor: Łukasz Załęski · Aktualizacja:
1. Oddziel dane startowe od archiwum
Dane startowe to informacje potrzebne od pierwszego dnia: dane firmy, osoby korzystające z systemu i ich role, kontrahenci, pojazdy oraz kierowcy. Bez nich nie da się zapisać i zaplanować zlecenia.
Historyczne zlecenia i rozliczenia to osobna decyzja. Przeniesienie ich wymaga uzgodnienia formatu, zakresu i sposobu sprawdzenia. Często wystarcza zachowanie dotychczasowego archiwum i rozpoczęcie pracy w systemie od bieżących transportów. Wyznacz jedną osobę, która zbierze dane i odpowie na pytania o ich znaczenie.
2. Uporządkuj listę kontrahentów
Ta sama firma często występuje w kilku miejscach pod różnymi nazwami: pełną, skróconą albo z literówką. Przed importem połącz takie wpisy w jeden wiersz. NIP jest najlepszym sposobem wykrycia powtórzeń, bo nazwa bywa zapisywana różnie.
| Pole | Kontrola przed importem |
|---|---|
| Nazwa | Pełna nazwa z dokumentów rejestrowych; skrót w osobnej kolumnie. |
| NIP / VAT UE | Jeden identyfikator na firmę; zagraniczne numery z prefiksem kraju. |
| Kraj | Kod dwuliterowy, np. PL, DE, zapisany jednolicie w całym pliku. |
| Kontakt | Aktualny telefon i e-mail; osobny adres do faktur, jeśli klient go podał. |
| Termin płatności | Wartość uzgodniona z klientem, nie domyślna z dawnego programu. |
3. Przygotuj pojazdy i kierowców
Numery rejestracyjne zapisz w jednym formacie i sprawdź, czy każdy pojazd występuje tylko raz. Oddziel ciągniki od naczep. Zapisz markę, model i numer taborowy, jeśli używacie go w komunikacji z kierowcami.
Dla kierowców przygotuj dane potrzebne do pracy: imię i nazwisko, telefon, numer dokumentu oraz przypisany zestaw. To dane osobowe, dlatego przekazuj tylko te, które są potrzebne do obsługi transportu, i przesyłaj plik uzgodnionym, bezpiecznym kanałem.
- Każda rejestracja występuje w pliku tylko raz.
- Typ pojazdu to ciągnik albo naczepa, bez innych określeń.
- Pojazdy wycofane z floty są usunięte lub oznaczone przed importem.
- Przypisanie kierowcy do zestawu odpowiada bieżącemu stanowi.
4. Przygotuj plik, który da się zaimportować
Najczęstsze problemy importu nie dotyczą treści, tylko układu pliku. Tabela przygotowana do czytania przez człowieka, z nagłówkiem firmy, scalonymi komórkami i podsumowaniem, nie nadaje się do odczytu przez system.
- Jeden plik lub arkusz na jeden rodzaj danych: kontrahenci, pojazdy, kierowcy.
- Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn; dane zaczynają się od drugiego.
- Bez scalonych komórek, pustych wierszy, sum i notatek pod tabelą.
- Jedna informacja w jednej komórce, np. telefon osobno od e-maila.
- Plik CSV zapisany w kodowaniu UTF-8, aby zachować polskie znaki.
Jeśli system udostępnia szablon importu, zacznij od niego i skopiuj dane do jego kolumn. Pozwala to uniknąć dopasowywania nagłówków.
5. Zrób próbny import i sprawdź wynik
Zaimportuj najpierw kilka wierszy z każdego pliku. Przejrzyj zgłoszone błędy i powtórzenia, a poprawki wprowadzaj w pliku źródłowym, nie ręcznie po imporcie. Dzięki temu przy ponownym imporcie nie wrócą te same problemy.
Po imporcie całości sprawdź dane w praktyce: czy przy zapisie zlecenia można wybrać właściwego kontrahenta, pojazd i kierowcę. Wskaż osobę, która potwierdzi poprawność danych, zanim zespół zacznie na nich pracować.